Comment Serenity gère-t-elle les factures les factures de charge entrantes ?
Lorsqu'une facture arrive par la poste ou par mail, son traitement est le suivant :
Vérification de la "forme" de la facture par notre service infrastructure : destinataire de la facture, taux de TVA, conformité légale, ...
Ensuite, la facture est vérifiée par les gestionnaires : copropriété concernée, travail réclamé, travail réalisé, devis signé, imputation, éventuel paiement via le fonds de réserve,...
En cas de contestation, la facture n'est pas introduite dans le logiciel comptable, de sorte qu'aucun paiement ne peut être effectué. Le gestionnaire a alors la main et traite la situation selon les cas.
Si la facture est validée par le gestionnaire, encodage de la facture dans le logiciel de comptabilité, de sorte d'éviter tout doublon
Paiement par l'équipe habilitée à réaliser les mouvements bancaires.
Ensuite, avant la fin de l'exercice comptable :
pré-vérification des comptes par le service comptable
Pré vérification des comptes par les gestionnaires
Ensuite, apèrs la fin de l'exercice comptable :
vérification finale par le service comptable ;
vérifcation finale par les gestionnaires
soumission au(x) commissaires et questions-réponses avec les gestionnaires.