A quelle date et quelle heure se tient généralement une assemblée générale ordinaire ?
Une Assemblée Générale ordinaire se tient chaque année à la période fixée dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
Idéalement, cette période est située deux à trois mois après la fin de l'exercice comptable. Cela permet ainsi au syndic de clôturer l'exercice précédent et au(x) commissaire(s) aux comptes de contrôler les comptes.
Si la période des statuts est inadéquate, il est préférable de faire voter à l'assemblée générale une période plus cohérente. Le syndic adapte alors le règlement d'ordre intérieur.
La période entre la fin de l'exercice et l'assemblée générale est plus ou moins longue en fonction des informations comptables à recueillir en fin d'exercice. Traditionnellement, les sociétés de décomptes d'énergie ralentissent la clôture de la comptabilité par le syndic.
A quelle heure Serenity tient-elle ses assemblées générales ?
L'heure retenue est prioritairement dans l'après-midi, à 13h30 ou 14h00. Certaines se tiennent en matinée.
Les assemblées générales sont des moments privilégiés pour les gestionnaires et pour les copropriétaires qui vont, l'espace d'une réunion, décider de l'avenir de leur copropriété pour l'année ou les années à venir. Il est donc primordial de consacrer un moment durant l'année à cette fin.
La tenue des assemblées générales en journée permet également d'inviter des intervenants précieux dans des dossiers complexes (avocat, expert, architecte, entrepreneur, ...).
Les copropriétaires peuvent-ils modifier l'heure de l'assemblée générale ?
Il arrive que certains copropriétaires manifestent leur souhait de déplacer la réunion car cela les oblige à prendre congé. A l'inverse, certains copropriétaires nous demandent de tenir l'assemblée générale en journée car ils ont un long trajet de retour par exemple, ou lorsqu'ils ont des obligations professionnelles ou autres le soir.
Par ailleurs, notre équipe, fortement sollicitée durant la période d'assemblées générales, doit maintenir une qualité de vie raisonnable. Chaque gestionnaire participe à plusieurs assemblées par semaine durant les périodes statutaires et ils doivent rester disponibles pour les autres rendez-vous (expertises, contrôles de travaux)...
Enfin, il est fréquent que nous faisons participer des tiers (avocats, géomètres, notaires, architectes, experts) durant les assemblées générales. Ces personnes souhaitent également respecter un horaire en journée.
Vous l'aurez compris, il nous est impossible de nous adapter aux impératifs de chacun, d'autant plus que l'organisation des assemblées générales et la réservation des salles, en ce qui nous concerne, est anticipée plusieurs mois à l'avance.
Reste que cette Assemblée générale, généralement unique dans l'année, est importante pour la bonne gestion de l'immeuble et mérite quelques heures en journée.