Lorsqu'un notaire procède à la donation, la vente, ou le traitement d'une succession d'un bien en copropriété avec pour objectif la cession de droits réels, il est tenu d'interroger le syndic afin d'obtenir les informations qui permettront aux parties prenantes d'être pleinement informées du contexte de la copropriété.

Cette obligation légale est régie par l'article 3.94 §2 du code civil.

Le syndic a un délai court de 30 jours pour fournir ces informations.

Chez Serenity, nous sommes évidemment très soucieux de fournir ces informations dans les délais, pour plusieurs raisons :

• Permettre aux parties de connaître l'exact situation de la copropriété ;

• Protéger la copropriété en fournissant des informations correctes et à jour ;

Le délai est court car il suppose que le syndic, en amont, s'évertue à avoir presque en temps réel toutes les informations afin de délivrer le jour venu une information rapide et correcte.

Par ailleurs, la réponse du syndic engage sa responsabilité en cas d'information erronée.

Serenity respecte systématiquement les délais avec des réponses très complètes.

Revers de la médaille, le copropriétaire, l'agent immobilier ou le notaire pense parfois que parce que l'information a été rapide à délivrer, le travail à fournir pour délivrer la réponse doit être proportionnellement très léger. Le demandeur ne comprend alors pas le montant du forfait réclamé car il n'est évidemment pas au fait de l'organisation qu'il faut mettre autour pour fournir une réponse aussi rapide et aussi détaillée.

Autre cas de figure, si un immeuble est récent, les informations à communiquer sont moins nombreuses. Le forfait n'est toutefois pas adapté à la quantité d'informations à fournir. Et pour cause : nous fournissons une réponse à chaque question prévue par la procédure du code civil. Si nous répondons "Néant", ou encore "0" à une question, il a bien fallu vérifier que cette information était correcte d'une part, et qu'elle était à jour. En effet, une écriture bancaire, une assemblée générale ou bien encore un e-mail reçu dans la journée peut modifier la réponse à apporter au demandeur, sans que celui-ci ne soit en mesure d'évaluer le travail.

Enfin, dans le cas d'une vente d'un bien immobilier, les propriétaires ont déjà dû payer pour les formalités liées à l'article 3.94 §1. Et comme les réponses sont régulièrement similaires, le demandeur a l'impression qu'il n'y a pas de prestations liées à ce service. Or il y a bien un travail consciencieux de vérification et/ou de mises à jour des informations communiquées.

Le forfait appliqué pour ce service est indiqué dans la convention renouvelée chaque année en assemblée générale.

Il n'est pas rare de se voir interpellé dans le cas d'une donation. En effet, dans le cas le plus fréquent d'une planification successorale, il s'agit d'un parent qui cède la nu-propriété à ses enfants.

A tort, d'aucun pense que cela "ne change rien" pour la copropriété, et donc le syndic. Or cela a plusieurs impacts importants :

• La dette ou le trop-perçu doit être restitué ou réclamé au donateur, et seulement à lui. Les donataires n'en sont ni les bénéficiaires, ni les débiteurs. Le syndic doit donc établir un décompte partiel l'année suivant la donation, lorsque les comptes seront approuvés par l'assemblée générale ;

• Le droit de vote est suspendu et une procédure interne se met en place afin de recueillir l'identité du représentant des propriétaires des lots concernés ;

• La base de données des propriétaires est mise à jour, notamment pour nous permettre de communiquer à l'ensemble des propriétaires dans les cas prévus par la loi. En cas de procédure judiciaire par exemple ;

• Les appels de fonds se feront auprès de la personne désignée, généralement le donateur, mais l'ensemble des propriétaires sera solidaire en cas de non-paiement.

Finalement, la seule différence entre une donation et une vente, du point de vue du syndic, est que l'occupant reste le même et connait déjà le fonctionnement de l'immeuble.

Parfois, certains copropriétaires souhaitent négocier le montant réclamé. Outre le message quelque peu vexant de la démarche, ils mettent de côté quelques instants que le syndic a un devoir d'impartialité entre les copropriétaires. Si un rabais est souhaitable dans le chef du demandeur, quelle sera l'attitude des autres copropriétaires qui ont payé le prix juste au cours de l'année ? Et quelle sera l'attitude du Commissaire aux compte qui constate que le syndic ne respecte pas lui-même son propre contrat ?

Nous estimons que nous sommes transparents sur le montant réclamé, connus dès la signature du contrat, et que les prestations sont proportionnelles et qualitatives au regard du prix payé.