Comment limiter les frais de missions spéciales ?

Une partie de ces frais découle d’événements sur lesquels ni les copropriétaires ni le syndic n’ont réellement de prise. Une panne ou un sinistre peut évidemment survenir malgré un immeuble correctement géré.

D’autres frais peuvent cependant être évités ou limités grâce à quelques bonnes pratiques :

• Payer ses appels de fonds dans les délais et sur le bon compte bancaire, afin d’éviter rappels et traitements administratifs complémentaires.

• Anticiper la vente ou la transmission de son lot, afin que les formalités administratives puissent être réalisées dans les délais normaux et sans traitement urgent.

• Signaler les problèmes non urgents pendant les heures normales de bureau, lorsque la situation permet raisonnablement d’attendre.

• Respecter le règlement d’ordre intérieur, afin d’éviter les interventions et rappels rendus nécessaires par son non-respect.

• Participer à l’Assemblée Générale ou donner procuration lorsqu’on ne peut être présent. Lorsqu’une assemblée ne peut valablement délibérer faute de quorum et qu’une nouvelle séance doit être convoquée, celle-ci représente une prestation supplémentaire.

• Privilégier les communications électroniques lorsque cela est possible, afin notamment de limiter les frais matériels d’impression et d’envoi.

• Choisir des fournisseurs fiables et pas uniquement sur la base du prix le plus bas. Une entreprise défaillante peut générer de nombreux échanges, plaintes, relances et interventions supplémentaires.

• Entretenir et rénover les équipements au moment opportun. Reporter continuellement le remplacement d’une installation vétuste peut multiplier les pannes et, avec elles, les interventions techniques et leur suivi. Investir au bon moment peut donc aussi contribuer à limiter les frais de gestion futurs.