Quelles sont les données relatives aux copropriétaires que le syndic peut transmettre à un autre copropriétaire ?

Le syndic a, en vertu de l’article 3.89, §5, 14° du Code civil, l’obligation de « tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l'assemblée générale et de transmettre aux copropriétaires, à première demande (…), les noms, adresses, quotes-parts et références des lots des autres copropriétaires ».

Selon le code civil, les informations concernant les membres de l'ACP qui peuvent être communiquées par le syndic à un copropriétaire sur demande incluent les noms et adresses, les quotes-parts et les références des lots.

Qu’en est-il des numéros de téléphones et adresses mails ? Au regard du RGPD, un syndic pourrait-il transmettre ces informations à la demande d’un copropriétaire ?

L’Autorité de protection des données (APD) qui est responsable du contrôle des principes de protection des données contenus dans le RGPD a été saisie de la question suite au refus d’un syndic de transmettre les numéros de téléphone et adresses mails à un copropriétaire. L’APD rappelle tout d’abord le principe que "les données à caractère personnel doivent être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités, compte tenu de tous les facteurs pertinents, notamment des prévisions raisonnables de l’intéressé et des dispositions légales et règlementaires applicables "

Les données traitées par le syndic n’échappent donc pas au respect de ce principe de finalité et l’APD estime que la transmission de la seule adresse à un copropriétaire est suffisante pour permettre l’exercice des droits inhérents à la copropriété.

Elle ajoute cependant ce qui suit :

Toutefois, compte tenu du large déploiement de l’usage tant de l’e-mail que du téléphone (portable) comme moyen de communication, la Chambre Contentieuse n’estime pas disproportionné la communication de telles données de contact (l’une et/ou l’autre) de copropriétaires par le syndic à un nouveau copropriétaire pour autant que ces copropriétaires aient marqué leur accord pour que le syndic joue ce rôle de point de contact et que celui-ci l’accepte et pour autant que les copropriétaires aient également consenti à ce que leurs données de contact soient communiquées aux copropriétaires qui en feraient la demande.

En conclusion, la communication par le syndic du nom et de l’adresse des copropriétaires est suffisante. Il ne peut d’ailleurs en être exigé plus, sauf accord exprès des copropriétaires pour que d’autres données de contact (téléphone et/ou mail) soient transmises par le syndic qui, s’il l’accepte, peut jouer ce rôle de point de contact entre les différents copropriétaires.