Le Conseil aimerait être en copie des e-mails. Est-ce possible ?
Régulièrement, des membres d'un Conseil de copropriété souhaitent être en copie des e-mails que nous envoyons et/ou que nous recevons.
Oui, c'est possible
Oui, c'est probablement faisable, même si ce n'est pas si évident que ça. 2 stratégies sont envisageables.
La première, la plus "simple", on demande aux gestionnaires "d'y penser" quand ils échangent de la correspondance avec les fournisseurs, pour certains dossiers ou pour tous, pour cette copropriété-là mais pas pour les autres... Les failles : que les gestionnaires oublient (ce sont des humains :-) ) ou soient confrontés à des e-mails à sujets multiples, comme un électricien qui donne un feed-back ou son planning pour 6 résidences. Il y a alors un travail supplémentaire de communication de l'info (à certaines personnes, dans certaines copropriétés), avec évidemment le risque supplémentaire de se tromper. C'est donc possible mais très insatisfaisant.
La seconde, la plus technique, est de créer des règles automatiques au départ du logiciel de messagerie. Après quelques semaines d'essais - erreurs, nous avons abandonné. Et pourtant nous utilisons un outil de messagerie parmis les leaders mondiaux. C'est probablement possible, mais financièrement non pertinent.
Mais Non, votre syndic ne le souhaite pas
Aurait-il quelque chose à cacher ? Pas du tout.
Les raisons sont pratico-pratiques :
Vos gestionnaires sont compétents et surtout, ils ont été désignés comme syndic. C'est eux qui gèrent la copropriété et il faut les laisser travailler.
Les échanges par e-mails sont une partie des échanges que nous avons avec les fournisseurs. Il est fréquent qu'ils fixent une date d'intervention par e-mail et nous préviennent la veille au soir par téléphone.
Votre syndic ne souhaite pas être contrôlé sur le ton, la fréquence, la syntaxe, l'hortographe, l'absence ou l'abondance de détails dans nos mails. Seul le résultat compte et doit être contrôlé.
C'est terriblement contre-productif. Les membres du CC se sentent obligés de réagir aux mails lorsqu'ils sont d'accord ou pas d'accord, et cela génère mathématiquement une croissance exponentielle rapidement ingérable.