Une copropriété reçoit tout au long de l'année des factures pour les services décidés par l'assemblée générale. L'entretien des espaces communs et des équipements, l'électricité, les honoraires de syndic, et l'ensemble des coûts sont évalués et rassemblés dans un budget prévisionnel voté lors de l'assemblée générale.

Le budget étant établi, le syndic est chargé de récolter à un rythme défini par les statuts, auprès des copropriétaires leur quote-part du budget prévisionnel. Pour se faire, il applique une règle de trois, en multipliant le budget prévisionnel par la quotité de chaque propriétaire.

Ainsi, si le budget voté en assemblée générale est de 12.000 € pour l'ensemble de la copropriété, et que le copropriétaire possède 123/1000ème dans la copropriété, alors le montant de son appel de fond sera de 12.000 € X 123/1000, soit 1476 € pour l'ensemble de l'année.

Ce montant est ensuite divisé par 4 pour obtenu un montant par trimestre.

Il existe une variante au calcul dans le cas de répartitions spécifiques des charges. Celle-ci est expliquée dans un autre article.

Par ailleurs, puisque le budget est voté en cours d'année, les appels de fond doivent tenir compte des appels précédents et suivants pour obtenir à la fin de l'année comptable le budget voté. Cela fait partie d'un autre article également.

Lorsque l'exercice comptable est terminé, le syndic fourni au commissaire aux comptes désigné par l'assemblée générale l'ensemble des documents, afin que celui-ci rende un avis favorable ou non sur l'exactitude des comptes tenus par le syndic.

L'assemblée générale approuve ensuite les comptes.

Dès lors, le syndic, fort d'une comptabilité approuvée, peut transmettre aux copropriétaires leur décompte individuel.

Le syndic a réclamé à chaque copropriétaire leur montant individuel en fonction des charges prévisionnelles tout au long de l'année et par ailleurs, l'assemblée générale a elle arrêté le montant des charges réelles.

Il reste au syndic a faire la différence pour chaque copropriétaire.

Ainsi, si les charges réelles de l'année, approuvées par l'AG, sont supérieures au budget prévisionnel, chaque copropriétaire devra verser un montant supplémentaire. Ce montant est la différence entre le montant budgété et le montant réalisé, multiplié par la quote-part du copropriétaire.

A l'inverse, et c'est heureusement le plus fréquent, le budget prévisionnel est supérieur aux charges réelles, et chaque copropriétaire se voit remboursé le montant trop versé.

Le document qui regroupe ce calcul s'intitule "décompte individuel".

Ces explications simples détaillent les étapes d'une année comptable. En soit, ce n'est pas très compliqué à comprendre. Ce qui en revanche vient tout compliquer, c'est qu'une année comptable redémarre avant que le syndic et les copropriétaires n'aient eu le temps de calculer les résultats de l'année précédentes. Il est donc parfois difficile de s'y retrouver.

Nous avons donc tenté à travers plusieurs articles de vous fournir un maximum d'informations.

Les décomptes individuels permettent de remettre à zéro les compteurs en début d'exercice comptable. Cela signifie que les comptes bancaires des copropriétés sont toujours proches de 0. Quid en cas de problème avec un copropriétaire, ou de facture imprévue à payer rapidement ?

Le compte bancaire ne pouvant pas octroyer de ligne de crédit, ce sont les copropriétaires qui vont constituer cette avance de trésorerie. Ce fonds de roulement permanent est en quelque sorte une trésorerie supplémentaire, généralement équivalente à un ou deux trimestres de charges, et destinée à aider le syndic dans les flux de trésorerie en cours d'année.

Enfin, lors d'une assemblée générale, celle-ci peut décider de constituer une réserve financière en vue de travaux ou de difficultés à prévoir pour la copropriété. Le montant et les règles de constitution de ce fonds de réserve sont en partie réglés par la loi mais la copropriété peut aisément décider de ses propres règles.