L'appel de fond de roulement est un document par lequel votre syndic vous indique le montant à payer pour alimenter le fonds de roulement de la copropriété.

Le montant est calculé en fonction du budget décidé par les copropriétaires lors de la dernière assemblée générale.

Ce budget est ensuite réparti sur base de deux critères : vos quotités et en proportion du temps concerné (prorata-temporis).

Chez Serenity, nous avons fait le choix d'un appel de fond détaillé, par propriétaire uniquement et non par appartement.

2023-T2 signifie que l'appel de fonds couvre la période du deuxième trimestre 2023.

Il y a plusieurs types d'appels. Cet article traite spécifiquement un appel de fonds de roulement.

Les fonds de roulement permanents et fonds de réserve sont expliqués dans l'article "Comment fonctionne la comptabilité d'une copropriété ?".

Le tableau des charges reprend, par lot (appartement, cave, parking, ...) l'ensemble des charges des parties communes.

Le montant des charges d'un copropriétaire se trouvent en bas de ce tableau, en regard de l'intitulé : Total individuel. C'est le chiffre le plus important. Le reste du tableau permet de comprendre pourquoi c'est ce montant qui est réclamé au copropriétaire.

Cette colonne reprend les lots qui appartiennent au copropriétaire. Pour chaque lot, sont repris les charges liées à la copropriété (et non au lot) et détaillées dans le budget.

Il est donc normal que le poste "ascenseur" apparaisse en regard d'un appartement mais aussi d'un parking extérieur. Bien sûr, le parking n'a pas d'ascenseur, mais le propriétaire du parking possède des quotités liées au parking. Et c'est sur base de ces quotités que le syndic répartit les charges.

Chaque poste de charges est précédé d'un nombre. Ce nombre correspond au poste comptable de la copropriété.

Chaque poste de charges est suivi d'une lettre : P ou O, ou O/P. Cette information permet au propriétaire bailleur d'identifier si cette charge incombe au Propriétaire (P), à l'occupant (O) ou au deux (O/P).

La colonne "Quotités" permet au propriétaire de vérifier que les charges sont bien réparties comme il se doit. Ainsi, la répartition d'un poste de charges sera réparti sur base des quotités générales la plupart du temps, mais pourrait également être réparti différemment si cela concerne par exemple un poste de charge ayant trait spécifiquement à une partie commune spéciale.

Nous vous invitons à lire "Que signifie quote-part ou quotité ?" pour plus de détails sur ces aspects.

Si votre copropriété dispose d'un système de chauffage commun ou d'un réseau d'eau commun, il est également possible d'avoir une répartition X / Y, où X est votre consommation individuelle, et Y la consommation de l'immeuble.

N'hésitez pas à lire l'article "Dois-je payer le montant repris sur mon décompte d'énergie ?"

La colonne "Montant à répartir" est le montant exact réclamé par poste de charge, en fonction du budget appelé.

Toutefois, ce montant peut varier de manière importante au cours de l'année.

En effet, alors que les copropriétaires s'attendent à voir comme montant du budget le montant voté en assemblée générale, divisé par 4 puisqu'il y a 4 trimestres dans une année, il n'en est rien.

Lorsqu'en assemblée générale, les copropriétaires décident d'augmenter le budget prévisionnel, ils ne tiennent parfois pas en compte qu'il y a déjà eu un ou deux appels de fonds avant l'assemblée générale.

Si le nouveau budget tient compte d'une augmentation de 10 % sur l'année, il ne reste plus au syndic que deux appels de fond pour "rattraper" l'augmentation du budget annuel. Les copropriétaires vont donc constater une augmentation de 20 % des appels des T3 et T4 pour la simple raison que T1 et T2 ont déjà été appelés.

En fait, quasiment le seul appel de fond où le total du montant à répartir est bien 1/4 du budget voté, c'est l'année suivant, sur le T1, et parfois sur le T2. En attendant que l'assemblée générale modifie à nouveau le budget.

Voilà également la raison pour laquelle une domiciliation bancaire est à proscrire.

Le syndic réclame la somme due pour la période concernée.

Peu importe que le copropriétaire ait l'intention de vendre ou même ait déjà fixé la date de signature chez le notaire pour vendre ou donner son bien.

Vous retrouvez ici la part de votre lot (appartement, cave, parking, ...) dans les parties communes générales.

Dans certains immeubles, certaines charges seront portées en compte de certains copropriétaires, selon l'usage.

Cette colonne est une proposition de répartition des charges Bailleur / occupant.

Elle est basée sur l'expérience de Serenity au fil du temps. Toutefois, cette répartition est présente à titre informatif. Le bailleur peut s'y conformer, comme il peut faire varier les charges imputées à son locataire grâce aux clauses du bail.

Ce tableau est une annexe à l'appel de fond de roulement. Il permet au copropriétaire de vérifier qu'il est en ordre de paiement vis à vis de la copropriété. Le copropriétaire retrouve dans ce tableau l'appel de fond de roulement qu'il vient de recevoir, qui s'ajoute dans la colonne débit (ce que le copropriétaire doit payer).

Nous vous invitons à lire l'article "Comprendre son relevé de compte personnel" si vous éprouvez des difficultés avec ce tableau spécifique.